Modelos dos formulários¶

Os modelos de formulários anexos neste modelo servem para facilitar o acompanhamento e a fiscalização do contrato pelo Fiscal do Contrato. Os formulários de controle, modelos de pareceres e solicitações não são exaustivos ou restritivos à fiscalização, ou seja, o Fiscal poderá aprimorar os modelos existentes e criar novos mecanismos de controle, de acordo com a necessidade da fiscalização e o objeto contratado, agindo sempre em prol da fiscalização eficiente, eficaz e efetiva dos contratos da Administração Pública.

Sugere-se a adoção do Anexo I – Planilha Resumo, o rol de documentos – referentes às questões trabalhistas e previdenciárias – que deverão ser entregues pela empresa Contratada. Nela também há a informação sobre o período de apresentação da documentação quando devem ser conferidos e a legislação pertinente ao item caso haja a necessidade de consultá-la para aprofundamento.

Os documentos apresentados nos Anexos II – Relação dos terceirizados e Anexo III – Controle de insumos poderão ser utilizados para acompanhamento do histórico dos terceirizados vinculados ao contrato e controlar a reposição de uniformes, EPI´s e outros equipamentos pela Contratada, no caso de dedicação exclusiva de mão de obra.

O documento do Anexo IV – Mapeamento de postos trata-se de um mapeamento dos postos ou áreas de trabalho (como por exemplo, nos contratos de limpeza e conservação predial, vigilância entre outros) que tem por objetivo facilitar a identificação, o quantitativo e a localização dos serviços relativos aos contratos com dedicação exclusiva de mão de obra.

Também aplicável nos contratos de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, o documento do Anexo V – Verificação diária de postos, que serve para conferência diária dos empregados terceirizados que estão prestando os serviços e respectivas funções, e o devido cumprimento da jornada de trabalho.

Nos contratos com grande número de terceirizados, em que a verificação diária de todos eles, seja inviável, o Fiscal do Contrato poderá realizar a conferência diária através de amostragens e visitas surpresas nos postos ou áreas de trabalho, desde que justificado e autorizado pelo superior hierárquico.

O documento do Anexo VI – Relatório mensal deverá ser preenchido durante o mês da execução contratual e enviado à Contratada para ciência da prestação do serviço.

O documento constante no Anexo VII – Ordem de serviço apresenta o modelo da Ordem de Serviço ou Fornecimento a ser emitida pelo Fiscal do Contrato e entregue à Contratada quando a data do início da execução não estiver estabelecida em cláusula contratual. O Fiscal do Contrato poderá solicitar auxílio ao setor de Contratos no preenchimento deste documento que será protocolado diretamente com os representantes da Contratada ou enviado por e-mail, desde que haja confirmação de seu recebimento ou ainda remetido através dos Correios com AR – Aviso de Recebimento

Nos casos de irregularidades por parte da Contratada, o Fiscal do Contrato poderá utilizar o modelo do documento apresentado no Anexo VIII – Notificação de não conformidade para preparar notificações de não conformidade a serem enviadas à Contratada. Este documento será protocolado diretamente com os representantes da Contratada, ou enviado por e-mail, desde que haja confirmação de seu recebimento ou ainda remetido através dos Correios com AR – Aviso de Recebimento.

Quando houver a necessidade de substituição de terceirizados, o Fiscal do Contrato poderá utilizar o modelo do documento apresentado no Anexo IX – Notificação para substituição de terceirizado que também poderá ser adaptado para solicitar a substituição do preposto. Esse documento será protocolado diretamente com os representantes da Contratada, ou enviado por e-mail, desde que haja confirmação de seu recebimento ou ainda remetido através dos Correios com AR – Aviso de Recebimento.

Diante da não resolução de problemas após notificação entregue a Contratada ou graves irregularidades na execução contratual por parte da Contratada, o Fiscal do Contrato poderá (deverá) solicitar a autorização para abertura de processo de sanções através do documento explicitado no Anexo X – Autorização para abertura de processo de sansões. O documento deverá ser encaminhado ao setor de Contratos juntamente com o dossiê administrativo que comprove as irregularidades cometidas pela Contratada. Após a abertura e instrução processual, será realizada uma reunião para análise da(s) penalidade(s) que a Contratada estará sujeita.

O documento do Anexo XI – Parecer contrário será utilizado quando o Fiscal do Contrato for contrário à prorrogação contratual. Já o constante no Anexo XII – Parecer favorável será utilizado quando o Fiscal do Contrato for favorável à prorrogação contratual.

Nas alterações de mudança do fiscal do contrato, o Fiscal Titular deverá utilizar o documento do Anexo XIII – Protocolo de entrega de documentos para entregar a relação de todos os mecanismos de controle até então utilizados na fiscalização ao novo Fiscal Titular logo após a sua designação, sendo que uma via deste documento deverá ser entregue ao setor de Contratos para instrução processual.

O documento do Anexo XIV – Termo de recebimento provisório será utilizado para emissão do Termo de Recebimento Provisório, sendo que uma via deste documento deverá ser entregue ao setor de Contratos para instrução processual.

O documento do Anexo XV – Termo de recebimento definitivo será utilizado para emissão do Termo de Recebimento Definitivo de Bens, sendo que uma via deste documento deverá ser entregue ao setor de Contratos para instrução processual.

O Fiscal do Contrato deverá carimbar conforme documento do Anexo XVI – Modelo de carimbo de subsídio, no verso da nota fiscal da Contratada, preenchendo-o e assinando-o para encaminhamento ao setor de Contratos da instituição.

O Fiscal do Contrato deverá preencher e assinar o Carimbo de ateste (documento do Anexo XVII), antes de encaminhar o referido processo ao setor de Contratos (BRASIL, 2011, 2013).